档案具有存凭、留史、资政、育人的重要意义，档案工作在我们日常工作中的作用举足轻重，为增强广大职工对档案工作的认识，我院以6月9日国际档案日为契机，开展档案日宣传活动，让我们一起来学习档案的基本常识，提升档案保护意识。
（一）什么是档案？
      《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）将档案的定义表述为：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”
 国家档案局2000年12月发布的行业标准DA/TI一2000《档案工作基本术语》将档案的定义表述为：“国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”
上述档案定义表述了七个方面的含义：档案形成的时间（历史性）；档案产生的主体（多元性）；档案来源渠道（广泛性）；档案形成的特点（原始性）；档案保存的目的（价值性）；档案表现的形式（多样性）；档案本质属性（记录性）。
（二）档案工作的概念是什么？由哪些方面构成？
      档案工作是维护历史真实面貌的一项重要事业。人们通常说的档案工作是一个总的概念，严格来说，它包含着档案事业管理和档案资源管理这两个职能不同而又有密切关系的工作。
      1.档案事业管理：包括档案管理以及档案科研、教育、宣传、法制、外事等工作，要对档案事业的方方面面进行统筹规划、组织协调、业务指导、执法监督。这方面的职责由各级政府的档案行政管理部门来承担。
      2.档案资源管理：是对各种形态的档案进行具体的技术性管理，它又分为档案实体管理和档案信息管理。
      （1）档案实体管理，是指对档案的实体进行收集（归档）、整理、鉴定、保管、统计、调卷提供查阅等。
      （2）档案信息管理，是指对档案内容信息进行分析、检索、编研、编目、数字化储存、上网、提供信息查阅和咨询服务。
      档案资源管理工作由各机关、单位档案部门或文件中心以及各级、各类档案馆按照有关规定，分工负责。
（三）什么是归档文件？
      归档文件是立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕、应作为文书档案保存的各种形式和载体的文件材料。
（四）文件转化为档案需要具备哪些条件？
      1.文件必须办理完毕（或叫处理完毕），即完成了文书处理程序；
      2.文件需要对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值；
      3.文件需按照一定的规律保存起来，即把文件按照一定的程序和条理集中保管起来。
（五）办理完毕的公文什么时间归档？
      归档时间是办理文件材料归档交接手续的时间。归档时间是归档制度的重要内容之一。对于一般的公文通常是按年度接收归档，即在第二年的上半年，将上一年形成的文件经整理后，办理交接归档手续。
（六）机关文书档案的保管期限有几种？
      根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），机关文书档案的保管期限分为永久、定期两种，其中定期一般又分为30年、10年。
（七）归档文件的整理原则是什么？
      1.遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系
      文件的形成有其自身的规律和特点。不同的机关，尽管其职责和业务范围各不相同，但各项职能活动总是存在着各方面的联系，所形成的文件之间必然有一定规律，这种规律也就是文件之间有机联系的具体表现。文件之间的这种联系既能反映出机关职能活动的历史面貌，同时也符合人们查找利用档案的心理预期，为检索提供了线索。因此，进行归档文件整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
      2.区分不同价值
      不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，而是要依照国家有关规定，区分归档范围内不同文件的价值，找定不同保管期限。
      3.便于保管和利用
      这是归档文件整理最基本的原则，也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。“便于保管和利用”既是归档文件整理的出发点，也是最终目的。
（八）什么是档案信息化建设？档案信息化建设应该遵循哪些原则？
      档案信息化建设，是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。
      档案信息化建设，是一项关系档案事业全面发展的战略举措，必须遵循三条基本原则，即文档一体化原则、双轨制原则和确保网络安全的原则。
 
      最后，结合2020年国际档案宣传日活动主题“档案见证小康路、聚焦扶贫决胜期”，将两部档案见证精准扶贫微电影在此展播。
      一是在2019年国家档案局、国家发展改革委组织的建设项目档案微视频征集活动中，荣获三等奖的《199张“富裕卡”——档案见证精准扶贫微电影》，视频链接：http://www.saac.gov.cn/daj/sandeng/201911/936f7c4aaa964a778ac359e7a9bd930e.shtml
      二是2019年国际档案理事会（ICA）年会暨第二届档案与文件管理电影节，由国家电网公司组织创作的入围电影节的12部作品之一，并最终赢得该届电影节最高奖项“人民奖”的唯一作品，档案微电影《阿体拉巴》。视频链接：https://v.qq.com/x/page/q0867a96s8x.html?ptag=qqbrowser

（责任编辑：南宁市第二妇幼保健院）